Samenwerking natuurfotograaf Eric Etman

Vanaf heden werken Eric Etman en ik samen op dit blog. Eric is een begenadigd natuurfotograaf. Zijn foto's passen vaak heel goed bij de berichten die ik plaats, zoals die van de ijspegel. Ook is Eric collega van me bij de gemeente Hoogeveen. Hou 'm in de gaten en bezoek zijn site!

Wanneer een grote bijeenkomst? Over timing

Haal eerst de kou uit de lucht. Foto Eric Etman

Een zakelijke bijeenkomst is altijd onderdeel van een proces, van een langdurige relatie met een groep of groepen mensen. Daarom is timing belangrijk. Wat is het juiste moment voor de bijeenkomst die je als organisator in gedachten hebt? Welke communicatie is nog meer op welk moment nodig?

Radiostilte
Ik heb een project meegemaakt dat draaide om een ingrijpend plan. De planvorming kende haken en ogen en verliep langzaam. Een groepje mensen dacht mee, andere betrokkenen werden op de hoogte gehouden. Wat gebeurde er? De communicatie met de grote groep verliep ad hoc, zonder regie en kende een lange ‘radiostilte’. Daardoor groeide het wantrouwen, wat nog gevoed werd door tegenstanders van het plan.

Opluchting
Om de onrust weg te nemen, kwam het idee van een brede bijeenkomst. Aan deze bijeenkomst gingen een aantal gesprekken vooraf met de mensen die de grootste onrust en bezwaren kenden. De opdrachtgever pakte dit zelf goed op. De brede bijeenkomst was een opluchting voor velen. De informatie en antwoorden op de vragen zorgden voor rust en hernieuwd vertrouwen (hoewel niet bij iedereen). ‘Was zo’n bijeenkomst maar eerder gehouden,’ was een veelgehoorde opmerking.

Uit de lucht
Moraal van het verhaal: Houd in een langdurig proces belangstellende omstanders regelmatig op de hoogte, ook als er geen inhoudelijk nieuws is. Voer de regie op die communicatie. En plan geen bijeenkomst over een heikel onderwerp zonder eerst in klein verband de kou uit de lucht te halen. Zo voorkom je een strijdtoneel in de zaal.

Reken af met worstelteksten: over doel en doelgroep

Twee keer meten, één keer zagen. Deze oude timmermanswet is breed toepasbaar, ook op het schrijven van een zakelijke tekst. Denk je eerst na over het doel van je tekst, waar de tekst voor bedoeld is? En denk je eerst na over je doelgroep, de mensen die je wilt bereiken? Zo ja, dan ben je goed bezig. Of ben je vooral met het onderwerp aan het worstelen en knal je alles maar op de pagina’s? In de hoop dat er iets tussen zit wat hout snijdt en zal overkomen op de lezer? Zo ja, stop dan met je schrijverij en begin opnieuw, met nadenken dit keer. 

Foto met dank aan www.duitslandweb.nl

Hondsmoe

Een ‘worsteltekst’ herken je meteen. Ze staan vol met steeds dezelfde noties in verschillende bewoordingen. De lezer wordt hondsmoe, hij moet er tien keer op studeren wil hij het snappen. Drie alinea’s zijn vaak in twee, drie zinnen samen te vatten. De makers ervan kunnen het geworstel gewoonweg niet ontstijgen, of ze zijn lui. Tip voor de worstelaars: durf hulp te vragen in je omgeving. Tip voor de luiaards: nadenken, mouwen opstropen, doen.

Zwanger

Net als een worsteltekst herken je ook een soepele zakelijke tekst meteen. Als lezer word je bediend. Je kunt in één oogopslag de kern van het verhaal zien door de lay-out, de typografie, de inhoudsopgave en de samenvatting aan het begin of het eind. Je snapt waar de schrijver naar toe wil, zijn doel is duidelijk. Hij wil bijvoorbeeld overtuigen, adviseren, promoten of informeren. Er staan geen overbodige woorden, zinnen en hoofdstukken in, alles is zwanger van betekenis. Dat komt omdat de schrijver precies weet voor wie hij schrijft. Niet de burger of de klant of het management. Nee, hij heeft zijn doelgroep veel specifieker in het snotje. En hij heeft er vast al eens mee gepraat in de aanloop naar het schrijven…

Da´s mooi zo´n supertekst, maar veel te hoog gegrepen toch? Ja en nee. Je moet de boog hoog richten om raak te schieten.

Hulp

Hoe zit het met doel en doelgroep van dit blog? Ik richt me tot de professional bij de overheid en daarbuiten, in eerste instantie in mijn netwerk. Doel is – geloof het of niet – de ander helpen met teksten. Nevendoelen zijn: m’n aanwezigheid beheren op internet, wie weet een opdracht nu en dan eraan over houden, en mezelf plezieren, want schrijven en bloggen is zooooo leuk. 

Favo's

Tot slot, hieronder mijn voorlopige favorieten qua zakelijk schrijftalent in de regio Hoogeveen.

Goedschrijvende journalisten:

Harald Buit

Martin Vlaanderen

Ed van Tellingen

Goedschrijvende tekstschrijvers:

Marije Baving

Esther Donkers

Nico Jan van Hemel

Norma Riemersma

Een succesvolle bijeenkomst sluit aan op behoeften en verwachtingen

Foto met dank aan hvanhoogeveen.hyves.nl

Is er aanleiding een bijeenkomst vanuit je organisatie te organiseren? Dan is het allerbelangrijkste dat je het doel van de bijeenkomst bepaalt. Wat moet er aan het eind van de bijeenkomst veranderd of verbeterd zijn?

Een doel stellen geeft focus aan een bijeenkomst. Vanzelfsprekend is dat niet. Wie kent niet bijeenkomsten waar men te veel wil of waar het doel onduidelijk is?

Algemene doelen

Elke organisatiesoort kent zijn eigen bijeenkomsten. Zo kent het bedrijfsleven vooral bijeenkomsten gericht op marketing. Bij de lokale overheid zie je veel bijeenkomsten met burgers, ondernemers en instellingen gericht op een vorm van participatie. In z’n algemeenheid zijn een aantal doelen te onderscheiden bij marketing- en participatiebijeenkomsten.

Algemene doelen
Marketingbijeenkomsten:	Participatiebijeenkomsten:
Informeren	Informatie
Enthousiasmeren	Inspraak
Overtuigen	Samenspraak
Deal sluiten	Partnerschap

Aan de hand van deze algemene doelen kun je als organisator je specifieke doel of doelen uitwerken. Een voorbeeld: ik leidde eens een fanmeeting van het duo BadBoyz. Het algemene doel van deze marketingbijeenkomst (in het kader van HOOGEVEEN. MET EEN HOOFDLETTER H) was de fans overtuigen. Specifiek wilden we de fans meegeven dat Hoogeveen cool is, net als de Hoogeveense Boy van BadBoyz.

Doelgroep

Heb je je doel scherp, dan weet je welke relaties, welke mensen je moet uitnodigen. Dat zijn de mensen bij wie je een behoefte vervult met de bijeenkomst, bij wiens belangen je aansluit. In het voorbeeld van de BadBoyz waren dat de jonge tienermeisjes van Hoogeveen en omstreken. Het komt voor dat je met een gemêleerd publiek te maken krijgt met mensen die het woord claimen over een onderwerp dat niet bij je doel past. Laat je dan niet afleiden en houd de regie. De andere gasten komen immers niet voor dit soort afleidingen. 

Aansluiten en benoemen

Zorg ervoor dat het doel van de bijeenkomst aansluit bij de behoefte en verwachtingen van je groep. Zorg voor verbinding. Doe je dat niet, dan is de kans op mislukking groot. Peil zo nodig vooraf de behoefte en verwachtingen. Zo was ik onlangs bij een workshop waar de gespreksleider voor 80% het woord voerde. De leerstof werd over ons uitgestort. Als deelnemers verwachtten we een andere workshop: leren van elkaar door interactie en gesprek. Brak vertrokken we huiswaarts.

Aansluiten bij de doelgroep betekent ook dat je aan het begin expliciet benoemt waar de bijeenkomst voor bedoeld is. 'Vandaag horen jullie alles over X. En we horen graag je reacties. Is dat helder?' Zo laat je mensen niet gissen naar het waarom van de ontmoeting.

De aanleiding voor een tekst ligt buiten jezelf…

Hoeveel van wat je in de werksfeer op papier hebt gezet wordt ook daadwerkelijk gebruikt? Jaren geleden maakte ik een voorstel voor het managementteam over een communicatieonderwerp. De aanleiding was eigenlijk mijn eigen wens om de zaken anders aan te pakken, niet zo zeer een vraag van hogerhand. Bij de presentatie in het MT ging het goed mis. Ik was veel te ver in mijn denken en in mijn tekst en presenteerde visie en uitvoeringsdetails in één adem. Gevolg: het hele onderwerp verdween van de agenda en ik bleef gefrustreerd achter.

Uiteraard heb ik er veel van geleerd! Wat ik had moeten doen, was de juiste mensen meenemen in het onderwerp in een vroeg stadium, een opdracht krijgen, en het onderwerp in delen (strategie, tactiek, uitvoering) bespreken. Kortom, ik had mijn omgeving verwaarloosd.

Zorg dus dat de aanleiding voor je tekst buiten jezelf ligt, al ligt de kiem bij jou. Zorg voor een opdrachtgever, zorg voor een behoefte en draagvlak bij de beslissers. Neem ze mee in je onderwerp en laat ze meedenken zodat het ook hun tekst wordt, zodat het een betere tekst wordt. Zie je tekst als onderdeel van een proces. Is de aanleiding onvoldoende, begin dan niet aan je tekst en besteed je tijd aan al die duizenden nuttiger en plezieriger dingen. Tenzij je kickt op soloprojecten (zie cartoon)…

Uitgangspunten voor je communicatie

Wanneer je communiceert, al of niet als professional, doe je dat bewust of onbewust op basis van bepaalde uitgangspunten. De uitgangspunten die ikzelf hanteer noem ik hieronder. Ze zullen telkens opduiken in de praktische tips die nog volgen.

1. Communicatie is zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten.
   Dit is mijn favoriete definitie van communicatie. We leven in een dynamische wereld waarin één ding vaststaat: dat alles verandert. In die wereld is het heel gemakkelijk elkaar verkeerd te verstaan en onjuist te interpreteren. Elkaar begrijpen vereist moeite doen, open staan voor elkaar en elkaars opvattingen. Door te luisteren en vragen te stellen kunnen we miscommunicatie voorkomen of beperken.

2. De basis van elke communicatie is het gesprek tussen twee mensen.
   Hoe meer je bij dit principe aansluit, hoe effectiever je communicatie, daar ben ik van overtuigd. Een goed gesprek is interactief en kenmerkt zich door luisteren, verduidelijken, aanvullen, onderbreken, vragen. Binnen elk proces of project is het gesprek cruciaal. En als je een tekst schrijft, is het handig je een kritische gesprekspartner in te beelden tijdens het schrijven. Dat helpt om je regels helder op papier te krijgen.

3. Een heel effectieve en sterk onderbenutte communicatievaardigheid is de dialoog.
   De kunst is miscommunicatie te voorkomen. Een effectieve manier om dat te doen is de dialoog. Wie in dialoog gaat, stelt zich open voor andere meningen en probeert in samenspraak tot iets te komen wat de wederzijdse belangen dient. Dialoog betekent vooral vragen stellen en je mening vormen en niet zo zeer (zoals in discussie en debat) uitleggen en beargumenteren en vooroordelen koesteren. In dialoog (willen) gaan wekt vertrouwen, en met vertrouwen in elkaar kom je veel sneller tot resultaten.
   
   Zoals William Isaacs het verwoordt: 
   “Dialogue is a conversation with a center, not sides. Dialogue is the art of thinking together”.

Hoe leid je een bijeenkomst? Elf tips voor succes

Met dank aan Managuay.blogspot.com

Als beleidsmedewerker, manager of professional bij de overheid of in het bedrijfsleven heb je regelmatig met bijeenkomsten te maken die verder gaan dan een simpel overleg of een standaard vergadering. Bijvoorbeeld een bijeenkomst waar grotere belangen besproken worden met partners of relaties. Of een symposium, een conferentie. Hoe leid je zo´n bijeenkomst in goede banen? De komende tijd zal ik stilstaan bij een aantal aspecten van gespreksleiding of dagvoorzitterschap. De volgende onderwerpen komen langs:

• Voorbereiding

1. Doel en doelgroep
2. De voorbereidingsgroep
3. De focus van de dagvoorzitter
4. Aansluiten bij belangen en beleving (BB)
5. Programma en rollen
6. Locatie en zaal
7. Aankondigen en informeren

• Uitvoering

8. Luisteren, hoe doe je dat?
9. Houd contact met de zaal
10. De aanloop, pauze en nazit

• Vervolg

11. Nazorgtips

En tot slot een samenvatting van de tips.

Hoe schrijf je een tekst? Negen tips voor succes

Foto met dank aan Openhandweb

Als beleidsmedewerker, manager of professional bij de overheid of in het bedrijfsleven heb je regelmatig met teksten te maken die verder gaan dan een snelle korte e-mail. Denk aan een wervende uitnodiging, ‘n puntige memo, een voorstel, speech, notitie, nota of webtekst. Teksten voor zakelijk gebruik dus. De komende tijd zal ik je wijzen op die kenmerken die een tekst succesvol maken. Het gaat om negen algemene aspecten van teksten die je direct kunt toepassen in de praktijk. De volgende onderwerpen komen langs: 

1. Aanleiding voor een tekst
2. Doel en doelgroep
3. Timing: je tekst op het juiste moment
4. Tekstopbouw
5. Afronding en presentatie
6. De lezer ‘meenemen’
7. KISS: keep it short and simple
8. Praatje en plaatje
9. Woordgebruik

En tot slot een samenvatting van de tips.