Wanneer een grote bijeenkomst? Over timing

Haal eerst de kou uit de lucht. Foto Eric Etman

Een zakelijke bijeenkomst is altijd onderdeel van een proces, van een langdurige relatie met een groep of groepen mensen. Daarom is timing belangrijk. Wat is het juiste moment voor de bijeenkomst die je als organisator in gedachten hebt? Welke communicatie is nog meer op welk moment nodig?

Radiostilte
Ik heb een project meegemaakt dat draaide om een ingrijpend plan. De planvorming kende haken en ogen en verliep langzaam. Een groepje mensen dacht mee, andere betrokkenen werden op de hoogte gehouden. Wat gebeurde er? De communicatie met de grote groep verliep ad hoc, zonder regie en kende een lange ‘radiostilte’. Daardoor groeide het wantrouwen, wat nog gevoed werd door tegenstanders van het plan.

Opluchting
Om de onrust weg te nemen, kwam het idee van een brede bijeenkomst. Aan deze bijeenkomst gingen een aantal gesprekken vooraf met de mensen die de grootste onrust en bezwaren kenden. De opdrachtgever pakte dit zelf goed op. De brede bijeenkomst was een opluchting voor velen. De informatie en antwoorden op de vragen zorgden voor rust en hernieuwd vertrouwen (hoewel niet bij iedereen). ‘Was zo’n bijeenkomst maar eerder gehouden,’ was een veelgehoorde opmerking.

Uit de lucht
Moraal van het verhaal: Houd in een langdurig proces belangstellende omstanders regelmatig op de hoogte, ook als er geen inhoudelijk nieuws is. Voer de regie op die communicatie. En plan geen bijeenkomst over een heikel onderwerp zonder eerst in klein verband de kou uit de lucht te halen. Zo voorkom je een strijdtoneel in de zaal.