Een succesvolle bijeenkomst sluit aan op behoeften en verwachtingen

Foto met dank aan hvanhoogeveen.hyves.nl

Is er aanleiding een bijeenkomst vanuit je organisatie te organiseren? Dan is het allerbelangrijkste dat je het doel van de bijeenkomst bepaalt. Wat moet er aan het eind van de bijeenkomst veranderd of verbeterd zijn?

Een doel stellen geeft focus aan een bijeenkomst. Vanzelfsprekend is dat niet. Wie kent niet bijeenkomsten waar men te veel wil of waar het doel onduidelijk is?

Algemene doelen

Elke organisatiesoort kent zijn eigen bijeenkomsten. Zo kent het bedrijfsleven vooral bijeenkomsten gericht op marketing. Bij de lokale overheid zie je veel bijeenkomsten met burgers, ondernemers en instellingen gericht op een vorm van participatie. In z’n algemeenheid zijn een aantal doelen te onderscheiden bij marketing- en participatiebijeenkomsten.

Algemene doelen
Marketingbijeenkomsten:	Participatiebijeenkomsten:
Informeren	Informatie
Enthousiasmeren	Inspraak
Overtuigen	Samenspraak
Deal sluiten	Partnerschap

Aan de hand van deze algemene doelen kun je als organisator je specifieke doel of doelen uitwerken. Een voorbeeld: ik leidde eens een fanmeeting van het duo BadBoyz. Het algemene doel van deze marketingbijeenkomst (in het kader van HOOGEVEEN. MET EEN HOOFDLETTER H) was de fans overtuigen. Specifiek wilden we de fans meegeven dat Hoogeveen cool is, net als de Hoogeveense Boy van BadBoyz.

Doelgroep

Heb je je doel scherp, dan weet je welke relaties, welke mensen je moet uitnodigen. Dat zijn de mensen bij wie je een behoefte vervult met de bijeenkomst, bij wiens belangen je aansluit. In het voorbeeld van de BadBoyz waren dat de jonge tienermeisjes van Hoogeveen en omstreken. Het komt voor dat je met een gemêleerd publiek te maken krijgt met mensen die het woord claimen over een onderwerp dat niet bij je doel past. Laat je dan niet afleiden en houd de regie. De andere gasten komen immers niet voor dit soort afleidingen. 

Aansluiten en benoemen

Zorg ervoor dat het doel van de bijeenkomst aansluit bij de behoefte en verwachtingen van je groep. Zorg voor verbinding. Doe je dat niet, dan is de kans op mislukking groot. Peil zo nodig vooraf de behoefte en verwachtingen. Zo was ik onlangs bij een workshop waar de gespreksleider voor 80% het woord voerde. De leerstof werd over ons uitgestort. Als deelnemers verwachtten we een andere workshop: leren van elkaar door interactie en gesprek. Brak vertrokken we huiswaarts.

Aansluiten bij de doelgroep betekent ook dat je aan het begin expliciet benoemt waar de bijeenkomst voor bedoeld is. 'Vandaag horen jullie alles over X. En we horen graag je reacties. Is dat helder?' Zo laat je mensen niet gissen naar het waarom van de ontmoeting.