Bijeenkomst? Stem af met de sprekers!

Plan je een bijeenkomst met sprekers? Vergeet dan niet voldoende tijd te nemen voor een gezamenlijke voorbereiding. Zo organiseer je een succes in plaats van een sof.

In mijn prille tijd in het communicatievak, werd ik gevraagd als gespreksleider bij een bijeenkomst rond een beladen onderwerp. Ik dacht in die tijd dat ik de ‘luis in de pels’ moest zijn en stemde daarom alleen over het programma met de sprekers af. Fout. Zonder ook over de inhoud af te stemmen, begonnen we aan de bijeenkomst. De sprekers voelden zich door mijn kritische, vragenstellende aanpak duidelijk niet op hun gemak. Het ongemak had z’n weerslag op de zaal.

Vertrouwen

Sindsdien ben ik fan van een gezamenlijke voorbereiding. Daarin kun je zowel programma en inhoud (wat?) als aanpak (hoe?) goed doorspreken. Dit wekt vertrouwen in plaats van achterdocht. Ook met die afstemming vooraf kun en moet je een kritische gespreksleider zijn en denk je ‘vanuit de zaal’. De sprekers zijn er dan in ieder geval op voorbereid.

Initiatief
Ben je organisator van de bijeenkomst én gespreksleider? Dan regel je de gezamenlijke voorbereiding zelf. Ben je alleen gespreksleider? Neem dan het initiatief ertoe richting de organisator.

Boekentip
Tot slot een boekentip in dit kader: The speed of trust, van Stephen M.R. Covey.